Şölen Arbak, Avukat
Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğde (“Tebliğ”) Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ ("Değişik Tebliğ") 20 Şubat 2021 tarihli ve 31401 sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanmış olup söz konusu Değişik Tebliğ ile şirket kuruluş sözleşmelerinde verilmesi gereken imza beyannamelerinin elektronik ortamda verilebilmesine ilişkin usul ve esaslar düzenlenmiştir. Bununla birlikte, Değişik Tebliğ kapsamında esaslı gördüğümüz hususlara ilişkin bilgilendirme metnimizi aşağıda bilgilerinize sunmaktayız.
- Değişik Tebliğ’in 3. maddesi ile Tebliğ’in 12. maddesinde değişiklik yapılmış olup söz konusu değişiklik ile gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların imzaları elektronik ortamda temin edilerek Merkezi Sicil Kayıt Sistemi'ne (MERSİS) kaydedilebilecektir. Bu sayede, imza verileri MERSİS sistemi üzerinden temin edilebilecek, imza beyanı verilmesi için ticaret sicili müdürlüğüne gidilmesine gerek kalmayacaktır.
- Kamu kurum ve kuruluşları bakımında ise, veri tabanında tutulan imza verilerinin elektronik ortamda temininin Bakanlık ile ilgili kurum veya kuruluş arasında yapılacak protokol ile sağlanacağı hususu düzenleme altına alınmıştır. Değişik Tebliğ’in Geçici 1. maddesi ile “Kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza verilerinin Bakanlıkça elektronik ortamda temini sağlanıncaya kadar müdürlüğe bu Tebliğin hükümleri çerçevesinde fiziki imza beyannamesi verilir.” hükmü getirilmiştir. Geçici 1. madde, Tebliğ’in değişikliği süreci öngörülerek konulmuş bir geçiş hükmü niteliğindedir.
- İlgili veri tabanında imza kaydının bulunmaması veya kaydın temin edilememesi halinde, ilgililerin imzaları, fiziki olarak notere onaylattırılmak veya herhangi bir müdürlükte yetkilendirilmiş personel huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle müdürlüğe verilecektir.
- Tebliğ’deki en önemli değişiklik, Limited şirketlerin düzenlemelerden istisna tutulması olmuştur. Değişik Tebliğ uyarınca, Limited şirketlerin kuruluşunun tescilinde imza kaydının elektronik ortamda temin edilemediği hallerde, fiziki imza beyannamesi yalnızca müdürlükte düzenlenebilecektir.
- Yabancı ülkede bulunan imzaya yetkili kimselerin imza beyanı, bunların imzalarının o ülkedeki Türk konsolosluğu ya da o ülke mevzuatı uyarınca yetkili makamlarca onaylanması suretiyle düzenlenebilecektir. Yabancı ülke makamlarınca düzenlenen imza beyanlarının, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre onaylatılması ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte müdürlüğe verilmesi ise zorunlu kılınmıştır.
- Değişik Tebliğ’in 4. maddesi ile Tebliğ’in 13. maddesinde düzenlemeler yapılmıştır. Buna göre, ilgili veri tabanında imza kaydının bulunmaması veya kaydın temin edilememesi ile yabancı ülkede bulunan imzaya yetkili kimselerin imza beyanı sırasında fiziki imza beyannamesi düzenlenmesi durumlarında ilgililerce herhangi bir ticaret sicili müdürlüğüne başvurulabilecektir. Bu durumda, başvuru tescil işleminin yapılacağı müdürlük dışında başka bir müdürlüğe yapılacaksa, beyanname iki nüsha olarak düzenlenecek ve beyannameyi düzenleyen müdürlük beyannamenin bir nüshasını fiziki ve bir örneğini de elektronik ortamda ilgili müdürlüğe gönderecektir. Başka bir müdürlükte düzenlenen imza beyannamesinin elektronik ortamda tescili yapacak müdürlüğe iletilmesi üzerine fiziki nüshanın müdürlüğe ulaşması beklenmeksizin şirketin kuruluş veya işletmenin açılışı ile imzaya yetkili olanların tescili yapılacaktır. Beyannamenin fiziki sureti ise, tescili yapan müdürlüğe ulaşmasının ardından sicil dosyasına konulacaktır.
- Tebliğ’in 13/A maddesinde yapılan değişiklik ile imza beyannamesi verilmesine gerek olmayan haller yeniden düzenlenmiş olup söz konusu maddeye göre imza beyannamesi verilmesi gerekmeyen haller arasına; (a) gerçek kişi tacir, ticari temsilci ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların aynı ticari işletme veya şirketin sicil dosyasında daha önce temin edilen imza verisinin veya imza beyannamesinin bulunması ve (b) bir kişinin bir ticaret şirketiyle birlikte şubesine yahut aynı ticaret şirketinin birden fazla şubesine imzaya yetkili olarak atanması durumunda; ticaret şirketi veya şubeleri aynı sicil çevresi içerisinde olması durumları da eklenmiştir.
20 Şubat 2021 tarihli ve 31401 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan, Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ'in tam metnine bu linkten erişebilirsiniz.
Söz konusu Değişik Tebliğ ile getirilen düzenlemeler, imza beyannamelerinin MERSİS üzerinde elektronik olarak verilebilmesini ve böylece Ticaret Sicil Müdürlüğüne gidilmesine gerek kalmaksızın elektronik ortamda şirket kurma süreçlerinin tamamlanmasını sağlayacaktır. Değişik Tebliğ kapsamında, yukarıda yer alan esaslı gördüğümüz değişikliklere, eski-yeni madde karşılaştırmalı tablo şeklinde bu linkten erişebilirsiniz.